Pengalaman sebagai protokuler

 Dulu saya pernah mempersiapkan pertemuan publik, yaitu debat calon Bupati di satu daerah. Surat undangan sudah disebarkan ke alamat Sekretariat Tim Sukses masing-masing. Dan sebagai orang-orang penting, ada saja tingkah polah calon pembesar ini yang bikin ngenes dan menjengkelkan. 

Waktu itu saya disuruh untuk mengkonfirmasi kehadiran para calon tersebut. Tibalah telpon saya kepada seorang calon yang merasa dilecehkan dan direndahkan oleh Kantor Pusat karena undangannya untuk bertemu dengan pimpinan saya tidak diterima, dan disarankan agar dia yang datang beraudensi. Sebelum dia beraudensi, sudah ada calon lain yang sigap dan beraudensi lebih dulu. Karena itu dia sangat merasa direndahkan.

Telpon saya itu adalah pintu masuk bagi dia untuk melampiaskan dendam dan amarahnya. Dia itu pigur publik yang seharusnya menjaga lisannya. Tapi amarah dan makiannya dia tumpahkan kepada saya yang hanya pesuruh kecil. "Enak kali pimpinanmu itu memanggil saya untuk debat publik. Saya tidak mau datang. Bilang sama mereka. Mereka itu sombong dan angkuh, padahal anggotanya cuma segelintir. Kalau aku kau mau anggota orang apa ada anggotaku, orang Jawa, orang India, ada semua. Meminta sumbangan saja itu selalu cepat sama aku." Dia sangat emosional. Aku berdiam bergeming. Besoknya pada saat pelaksanaan acara, dia datang paling cepat dibanding calon yang lain.

Kemarin hari Sabtu, 08.10.2022 adalah hari pertama saya ditugaskan lagi sebagai protokuler untuk kedatangan tamu. Dari daftar yang diserahkan kepada saya, saya coba deteksi semua dan mengarahkan ke ruang tunggu yang dipersiapkan. Masalahnya ada seorang yang mewaliki Panglima Pangdam yang tergesa-gesa kelihatan mau meninggalkan ruangan acara, dan aku hampiri dia untuk memohon kembali ke dalam ruangan. Dia manut. 

Lalu ada dua orang yang mewakili kedinasan Provinsi yang sudah aku share ke pelaksana untuk memperhatikan dan memasukkan mereka ke dalam Kata Sambutan. Tapi rupanya tidak ada respons kepanitiaan dan para elit tamu.  Mereka pulang dan marah lewat seorang panitia yang menyerahkan telponna kepadaku. "Kamu tidak menghargai kami. Kami tidak dianggap dan sangat direndahkan. Kalau meminta bantuan saja cepat datang ke kantor. Jangan pernah undang lagi kami dan instansi kami dalam setiap acara kalian. Apa pun kalian perlu untuk kedepan ini, langsung saja minta ke Jakarta, ke orang yang kalian hormati!" Aku mohon maaf dan berterima kasih atas masukan dan kritiknya.

"Inilah akibat kita terlalu banyak mengundang petinggi, sementara kita tidak siap menerima kedatangan mereka semua,"kata rekan panitia itu.  Untuk ke depan, aku sarankan disetiap surat undangan diterakan no ho humas untuk klarifikasi kedatangan tamu undangan, jadi meminimalisasi kebocoran.